退職者のメールを逃さないためのGoogle Workspace利用方法

退職者が発生すると引き継ぎが発生します。引き継ぎは業務的な引き継ぎだけではなく、システムの引き継ぎが必要です。その1つにメールがあります。退職者がやり取りしていた内容がすべて完結していれば問題ないですが、そんなことはレアケースです。

基本的には後任やIT管理者が何か問題が発生しないか引き続き、退職者のメールも見る必要が出てきます。

今回は、Google Workspaceで退職者のメールをどのように転送するのかを解説していきます。

Google Workspaceのアドレスマップとは

Google Workspaceにはアドレスマップという機能があります。

https://support.google.com/a/answer/4524505?hl=ja

アドレスマップは、AのアドレスをBのアドレスに転送するといったことができます。

Google Workspaceのアドレスマップの使い方

1. Googleの管理コンソールにログインします

2. Gmailの設定を開く

• サイドバーの[アプリ] > [Google Workspace] > [Gmail]の順で開く

3. Gmailのルーティングを開く

• Gmailの設定の中の最下部にあります。（※2023年1月時点）

4. アドレスマップを開く

スクロールして下の方に「受信者アドレスマップを使用したメール転送」という項目があるので、[設定]をクリックします。

5. アドレスの転送を設定していきます

• 「受信者アドレスマップを使用したメール転送」には、設定のタイトルを入力してください

• アドレスのマッピング [転送]をクリック [アドレス]と[マッピング先のアドレス]が表示されるので入力します 退職者AさんのメールをIT管理者Bに転送する場合、[アドレス]に退職者Aさんのメールアドレス、[マッピング先のアドレス]にIT管理者Bを設定します

6. 転送されるか確認

実際にマッピングしたメールアドレスにメールを送信して、マッピング先にメールが送られるか確認しましょう。

通常の転送のデメリット

よく利用するのが転送という方法です。

Gmailの画面から転送を設定するのですが、この場合退職者Aのメールを管理者Bに転送する場合、退職者Aに承認してもらうなど協力が必要になります。

また、アカウントを削除してしまった後だと、退職者のアカウントにログインできないためなす術がなくなってしまいます。

まとめ: Google Workspaceを使った退職者のメールを逃さない管理のポイント

Google Workspaceのアドレスマップを利用すると退職者のメールを漏らさないようにすることができます。アドレスマップは、アカウントを削除していても後から設定が可能です。

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