【NotebookLM活用事例】社内規定Q&Aを自動化！就業規則をAI化して社内の問い合わせを激減させる

最近話題のNotebookLMは、ご存知ですか？

NotebookLMは特定の資料のみをアップロードし、その資料を唯一のソース（情報源）として、AI検索を可能にするツールです。

情報源を自分で選択することで、GeminiなどのWEB情報を参照するAIとは異なり、参照元の情報の範囲を意図的に狭められることが特徴です。

一見するとデメリットと感じられるかもしれませんが、情報源を限定することで、AIが誤った情報を提供するリスク「ハルシネーション」を大幅に低減させることができます。

「社内情報」「ナレッジ集」「特定のプロジェクト資料」など、情報を明確に選択できるため、社内ポータルやコミュニティの運営、特定部門のFAQ対応といった用途に活用できます。

今回は社内の就業規則を情報源として、NotebookLMに読み込ませ、「社内就業規則Q&A用」を作成してみました！

社内就業規則Q&A用ノートブックの作成

まずは情報源となる就業規則を用意し、NotebookLMに情報を追加します！
※就業規則は、AIで作成した架空企業のものを用意しました

ソースとした就業規則

【株式会社Fictitious 就業規則】

第1章 総則
---------------
第1条（目的）本規則は、株式会社Fictitious（以下「会社」という）の従業員の就業条件、規律、その他の服務事項を定めることを目的とする。
第2条（適用範囲）
1. 本規則は、会社の正社員に適用する。
2. 契約社員およびアルバイトについては、本規則の定めにかかわらず、個別契約または別途定める「非正規雇用従業員就業規則」を優先する。

第2章 勤務時間、休憩および休日
---------------
第3条（労働時間および休憩時間）
1. 勤務時間は、原則として午前9時30分から午後6時30分までとする。
2. 休憩時間は、午後12時30分から午後1時30分までの1時間とする。
第4条（フレックスタイム制） エンジニア職およびクリエイティブ職の従業員については、フレックスタイム制を適用する。
・コアタイム： 11時00分〜16時00分
・フレキシブルタイム： 7時00分〜11時00分、16時00分〜22時00分
第5条（休日） 休日は、以下の通りとする。
1. 土曜日および日曜日
2. 国民の祝日
3. 夏季休暇（8月13日〜8月15日）
4. 年末年始休暇（12月29日〜1月4日）

第3章 休暇および休業
---------------
第6条（年次有給休暇）
1. 採用日から6ヶ月間継続勤務した従業員に対し、初年度10日の有給休暇を付与する。
2. 2年目以降は、勤続年数に応じて法定通り付与し、最大20日までとする。
3. 時間単位年休は、1年につき5日分を限度として取得できる。
第7条（特別有給休暇） 従業員が以下の事由に該当する場合、申請により特別休暇を付与する。
・結婚休暇： 本人が結婚する場合、5日以内。
・配偶者出産休暇： 配偶者が出産する場合、3日以内。
・アニバーサリー休暇： 1年に1度、自身で設定した記念日に1日取得可能。

第4章 服務規律と新しい働き方
---------------
第8条（リモートワーク）
1. 自律的な業務遂行が可能と認められた従業員は、月間労働日の50%を上限にリモートワークを行うことができる。
2. 会社が指定する「全社登社日（毎月第1月曜日）」は、原則として出社しなければならない。
第9条（副業の許可）
1. 従業員は、事前に会社へ届け出を行い、承認を得た場合に限り、副業を行うことができる。
2. 競合他社への利益供与、または本職の業務に支障をきたす長時間の副業は禁止する。

第5章 福利厚生
---------------
第10条（自己研鑽支援）
1. 業務に関連する書籍の購入費用は、月額5,000円を上限に会社が負担する。
2. 会社が認める資格を取得した場合、別途定める「資格手当一覧」に基づき、お祝い金を支給する。

Q＆Aノートブックの作成手順

1．ブラウザで、NotebookLMと検索してページを開きます
サイト：https://notebooklm.google.com/
Googleサイトからも開けます

2．「ノートブックを新規作成」をクリックします

3．ソースとなる資料（就業規則PDFなど）をアップロードします。
※今回はテキスト形式としています

4．以下スクショのように、ノートブックが完成しました

これで土台が作成できたので、続いて社内ユーザーへ共有をします。

ユーザーへの共有

1．ノートブック右上にある「共有」をクリックします

2．共有したいユーザーもしくはグループを追加して、以下のいずれかの権限を付与します
　a. 閲覧者
　b. 編集者（ソースの追加や削除ができる）

3．歓迎メッセージを設定（OFFにもできます）
例

このチャットは社内の規定のご質問に答えます！
こちらにのチャットで解決しない質問は、総務担当の齋藤までご連絡をお願いします。

【連絡先】
090-xxxx-xxxx
内線番号255 

4．「ユーザーは次のコンテンツにアクセスできます」で以下のどちらかを選択
　a. ノートブックすべて（閲覧者に場合、チャット・ソースやメモの閲覧が可能）
　b. チャットのみ（閲覧者はソースやメモへのアクセスは不可。チャットのみ閲覧可能）

チャットで質問

では、早速チャット欄でプロンプトをなげて質問していきます。

【質問1】休暇制度について、表形式で分かりやすくまとめてください

• 回答

  ⇒株式会社Fictitiousの休暇制度および休日について、以下に表形式でまとめます。

【質問2】リモートワークをする上での制限や条件はありますか？

• 回答

  ⇒リモートワークに関する制限や条件は、以下の通り定められています。

1. 対象となる従業員
   ・自律的な業務遂行が可能と認められた従業員がリモートワークを行うことができます。

2. 実施日数の上限
   ・リモートワークは、月間労働日の50%を上限として行うことができます。

3. 出社の義務
   ・会社が指定する「全社登社日（毎月第1月曜日）」は、原則として出社しなければなりません。

これらの規定は、就業規則の第8条（リモートワーク）に定められています。

Studio機能の紹介

NotebookLMには、チャット機能に加え、アップロードしたソースを元に様々な形式でコンテンツを自動生成する「Studio」機能が搭載されています。

「音声解説」「動画解説」「マインドマップ」など6つの機能がありますが、その中で就業規則に役立つ機能を使用してみました！

• インフォグラフィック

  ソースを元に画像を作成し、視覚的に訴求力の高い資料を生成してくれます

まとめ

従来は「資料やファイルの共有のみ」で、ユーザーが自力で欲しい情報を探す必要がありました。

NotebookLMを活用することで、AIがその時の最適な情報を即座にピックアップし、情報検索の負荷を軽減することができます。

• 情報検索の効率化：必要な情報へのアクセス時間短縮

• ハルシネーションリスクの低減：特定ソースに限定することで、情報信頼性の向上

• ナレッジ共有の促進：誰もが簡単にQ&Aや資料生成に活用可能

またチャット機能以外にも、「音声解説」「スライド資料」など様々な形式でアウトプットできるため、状況に合わせた情報提供が可能です。

今回紹介しきれなかったStudioの他の機能も面白いので、ぜひ活用してみてください！

お問い合わせは下記から✨

NotebookLM等のAI活用をはじめ、情シスに関するお悩みの相談も承っております。少しでも興味をお持ちいただいた方は下記からお気軽にご連絡ください！