メールのオーナー権限は譲渡できる？Outlook共有メールボックスとGmail権限移譲の違いと使い分け

はじめに

皆さんはまだ電子メールを使用していますか？

チャットツールとしてSlackやMicrosoft Teamsの普及が進んだ昨今メールを使用する機会が激減したのではないでしょうか。

とはいえ、社外の方やお客様とコミュニケーションを取るときはメールを使用しているまたは使用せざるを得ないケースはあると思います。

他にもホームページに設置されたお問い合わせフォームなんかもメールで受信したりケースもあるでしょう。

そんな時に誰か(例えば社長)の代わりにメールを送りたい、実際にメールを送信している人の情報は出したくないといったご相談を情シスフォースで頂くことが度々あります。

そんな時に判断に迷う「権限移譲をする」と「共有メールボックスを使用する」について国内シェアが合わせて8〜9割になるOutlook(Microsoft 365),Gmail(Google Workspace)を例に何が違うのかというところを説明します。

権限移譲と共有メールボックスの役割と用途とは

ひとことで言うと、「誰が主体か」の違いです。

権限移譲（Delegation）

・役割： 特定の個人（例：社長）のメールボックスを、別の個人（例：秘書）が「代わりに見る・送る」ための機能。

・用途： 役員秘書の業務代行、休暇中のメール対応代行など。あくまで「個人のアカウント」がベースです。

共有メールボックス（Shared Mailbox）

・役割： 特定の個人に紐付かない「共通の窓口」を複数人で管理するための機能。

・用途： info@ や support@ などのお問い合わせ窓口、チーム全体で受信するプロジェクト用アドレスなど。「チーム」がベースです。

OutlookとGmailの徹底比較

実際それぞれ何が違うの？というOutlookとGmailの比較表です。

実際の設定箇所

Outlookの権限移譲の場合

個別で権限移譲の設定を行う。

管理コンソール ＞ ユーザー ＞ アクティブなユーザー ＞ 対象者を選択 ＞ メール ＞ メールの委任 ＞ 各権限（読み取り、代理送信など）の許可

Outlookの共有メールボックスの場合

管理コンソール ＞ チームとグループ ＞ 共有メールボックス ＞ 対象を選択（または作成・各種情報を入力） ） ＞ メンバー＞ 編集

Gmailの権限移譲の場合

GWS全体で最初に設定を行う。その後ユーザー側で代理人の設定を行う。

GWS全体の設定：管理コンソール ＞ アプリ ＞ Google Workspace ＞ Gmail ＞ ユーザー設定 ＞ メールの委任

個人の設定：設定 ＞ アカウント ＞ アカウントへのアクセス権を許可

Gmailの共有メールボックスの場合

ディレクトリ ＞ グループ ＞ 対象グループを選択（または作成） ＞ メンバー ＞ メンバーを追加

実務で気になる情シスが知っておくべき3つのポイント

送信済みアイテムの行方

Outlook

　共有メールボックス

　　・デフォルト: 送信者の「個人の送信済みアイテム」に入ってしまい、他のメンバーから見えません

　　・対策: 管理センターの共有メールボックス設定で、「このメールボックスとして送信されたアイテムをコピーする」をオンにする必要があります

　権限移譲

　　・デフォルト: こちらも設定しないと送信者の個人の送信済みアイテムに残ります

　　・対策: Exchange管理センターのUIに設定項目がないため、PowerShellで以下のコマンドを実行する必要があります

Connect-ExchangeOnline
Set-Mailbox -Identity "委譲元のメールアドレス" -MessageCopyForSentAsEnabled $True
Set-Mailbox -Identity "委譲元のメールアドレス" -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $True

Gmail

　共有メールボックス

　　・デフォルト: グループのメールボックスに送信済みメールが保存されます

　権限移譲

　　・デフォルト: 委任されたアカウント（オーナー）と、実際に送信した人（代理人）の両方の送信済みアイテムに保存される設定が一般的ですが、Gmail設定の「アカウント」タブ内で「送信済みメールの保存先」を選択できます

退職者アカウントの処理

OutlookとGmailそれぞれで退職者アカウントのメールボックスの中身を確認したい時のおすすめの方法です。

アカウントを削除するとメールデータも消えるため、それまでに対応しましょう。

Outlook:

共有メールボックス化: 退職者のライセンスを外す前に「共有メールボックス」に変換します。これによりライセンス料をかけずにデータを保持でき、後任者が中身を確認できます。

Gmail:

データ移行: 管理コンソールから「データの移行」機能を使用し、後任者やアーカイブ用アカウントに全メールを移します。

代理人送信と差出人送信の違い

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